Sous l’autorité de la responsable de service, vous assurez les activités liées aux élections et à l’État Civil au sein de l’hôtel de ville.
1) Élections :
- Gérer le fichier électoral
- Enregistrer les demandes d’inscriptions sur les listes électorales (inscriptions, changement d’adresse)
- Suivre et traiter les radiations des électeurs
- Organiser les aspects matériels et administratifs des opérations électorales
- Participer à l’organisation logistique des bureaux de vote
- Contrôler la qualité des documents collectés et les procédures liées au scrutin
- Rédiger avec la responsable de service les PV lors des élections
- Organiser et traiter la commission de contrôle
2) État civil :
- Etablir et délivrer les actes d’état civil (Reconnaissances, traitement des jugements reçus, divorce, décès, tenue des registres …)
- Établir les livrets de famille
- Suivre la gestion des PACS en polyvalence avec la collègue
- Veiller à l’organisation des mariages
- Assurer les cérémonies
- Envoyer les actes d’état civil selon le procédé COMODEC
- Traiter et suivre les dossiers de médailles du travail
- Gérer la liste de jurés d’assise
- Gérer les élections des parents d’élèves
3) Accueil public
- Assure l’accueil physique et téléphonique des usagers de l’Hôtel de Ville avec amabilité
- Renseigne et oriente le public sur place ou par téléphone
- Reçoit, filtre et oriente les appels téléphoniques
- Identifie et gère la demande et son degré d’urgence
Prérequis :
+ Niveau du diplôme : Bac Pro ou Niveau Baccalauréat et plus
+ Avoir le sens du service public, de l’accueil et maîtriser les techniques d’accueil
+ Avoir une bonne connaissance du code électoral
+ Maîtrise des logiciels professionnels et bureautiques (Word, Excel…)
+ Adaptabilité lors des amplitudes de travail non régulières (pics d’activité liés aux opérations électorales ou diverses manifestations en cas de besoins)
+ Expérience souhaitée sur un poste similaire
Qualités requises :
+ Connaître l’environnement des collectivités territoriales.
+ Maitriser le Français (orthographe, grammaire).
+ Aisance relationnelle, sens de l’écoute et du dialogue
+ Discrétion et respect des règles de confidentialité, de déontologie et d’éthique
+ Ponctualité
+ Aptitude à travail en équipe